Mapjes, documenten, spulletjes, usb 'sticks, foto's, kabels, post-it's triggeren je en leiden je steeds af. Zorg dat je niet meer onnodig wordt afgeleid en ruim je bureau op!
Graag deel ik deze tips om je op weg te helpen
naar een overzichtelijk en opgeruimd bureau!
Stap 1: Plan tijd in om je bureau op te ruimen.
Een rommelige werkplek omtoveren naar een fijne georganiseerde werkplek is niet iets dat je even tussendoor doet. Zeker om blijvend resultaat te boeken is het slim dat je van tevoren een strategie bepaald.
- Plan tijd in je agenda en zorg ervoor dat je ongestoord kunt opruimen.
- Denk goed na over wat jij nodig hebt om efficiënt te kunnen werken.
Stap 2: Deel de opruimklus op in kleine stapjes (het hoeft dus niet in 1 dag klaar te zijn).
Om je bureau op je werkplek goed op te ruimen en te organiseren is het belangrijk dat je de klus in 3 fases opdeelt.
Zo vergeet je niets en weet je zeker dat je aan alles hebt gedacht.
Fase 1:
- Alle spullen van het bureau halen en tegelijkertijd opdelen in categorieën.
- Bureau goed schoonmaken.
- Terug op het bureau.
- Opbergen in archief.
- Eén to do lijst maken.
- Weggooien wat niet meer nodig is.
Fase 2:
Plaats alleen terug op je bureau wat je elke dag gebruikt.
- Bijvoorbeeld je laptop, beeldscherm bureaulamp, muis, pennenbakje en postbakjes. Kabels van apparatuur kun je goed bij elkaar binden met behulp van kabelbinders. Er zijn ook kabelgoten die je aan je bureau kunt monteren die de kabels managen.
Fase 3:
- Richt een systeem in om orde te houden op je werkplek. Ik ben fan van de brievenbak van de Ikea (Kvissle) Deze bevat 5 vakjes waar je papierwerk in kunt sorteren.
- De drie bakjes ‘Doen, Lezen en Archiveren’ zijn het belangrijkste. Verder kun je zelf nog aanvullen wat voor jou belangrijk is. Misschien een mapje vrijwilligerswerk, of sportclub?
- Natuurlijk kun je hier zelf nog subcategorieën in vorm van 'mompelmapjes' maken, zoals. Vooral bij mensen met AHDH is dit een fijne techniek om papierwerk te categoriseren.
- Deze mensen moet ik nog bellen.
- Waarom kan ik dit niet vinden wanneer ik het nodig heb?
- Deze factuur moet ik nog betalen.
Stap 3: Omarm “Het minder is beter principe”
Wees selectief in de apparatuur en spullen die ruimte verdienen op je bureau.
Dit hoort er in elk geval op thuis:
- Je laptop, beeldscherm, muis en eventueel printer.
- Notitieblok of bulletjournal en etui of pennenbakje met schrijfgerei.
- Een bureaulamp.
- Een mooie plant.
Die plant is niet mega noodzakelijk, maar hij voorziet je wel van de broodnodige zuurstof en het heeft een positief effect op stress. En zeg nou zelf, elke ruimte knapt natuurlijk op van een beetje groen.
Stap 4: Digitaliseren van je informatie
Het wordt steeds makkelijker om je informatie digitaal te beheren. Het opzetten van een digitaal informatiebeheersysteem zoals Onedrive is bijvoorbeeld een goed idee. Natuurlijk zijn er meerdere alternatieven. Kijk naar wat er voor jou het beste werkt.
Digitale documenten hebben een aantal voordelen:
- Ze zijn eenvoudig terug te vinden, dankzij digitaal zoeksysteem.
- Nemen geen fysieke ruimte in. Minder kastruimte en ordners nodig.
- Zijn ook toegankelijk op een andere locaties op diverse apparaten.
- Zijn eenvoudig om te kopiëren, delen, versturen en te herorganiseren.
Stap 5: Bewaar alleen de noodzakelijke papieren
Neem elke stapel met papier goed door en vraag je het volgende af:
- Ga ik dit ooit nog lezen/gebruiken en weet ik tegen die tijd dat ik dit heb?
- Is deze informatie (dan) nog actueel?
- Kan ik deze informatie ook op internet vinden? (ja? Dan kun je het met een gerust hart wegdoen!)
Papieren met persoonlijke informatie die je wilt wegdoen (oude bankafschriften o.i.d.) kun je het beste door een papierversnipperaar heen halen.
Stap 6: Ruim ook de omgeving van het bureau op.
Ook de ruimte waarin je werkt kan ervoor zorgen dat je niet geconcentreerd kunt werken. Wordt je teveel geprikkeld, geïnspireerd of afgeleid door spullen terwijl je moet werken? Haal deze spullen uit je werkkamer! Zorg voor een fijn canvas, een fijne ruimte om te werken zonder onnodige triggers.
Stap 7: Berg zoveel mogelijk op in een kast.
Alles wat je niet regelmatig nodig hebt, ruim je op in een kast. Let er wel op dat je niet alles los in je kast legt, want zo wordt je kast weer een warboel! Berg je spullen op in categorieën in doorzichtige bakjes of mappen. Label de bakken met schilderstape en een markeerstift of gebruik hiervoor een labelprinter. Houd jij ook van mooie labels? Ik ben fan van de Brother labelprinter! Maar ook een simpele labelprinter doet zijn werk!
Stap 8: Ruim na elke werkdag je bureau op.
Niet is fijner dan je nieuwe werkdag te starten met een leeg bureau. Ben je klaar met het werken aan je bureau? Sluit automatisch je werkdag af met een max 5 minuten opruimronde. Alles wat niet standaard op je bureau hoort, ruim je op en leg je dus terug op de vaste plek.
Het is dan ook eenvoudig om snel even een schoonmaakdoekje over je bureau en spullen te halen.
En vergeet niet je kantoorplant eens per week water te geven ;-).
Reactie plaatsen
Reacties